Komunikasi Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi, selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari atasan dan bawahannya.

Di antara kedua belah pihak (atasan dan bawahan) harus ada komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerjasama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial maupun kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antar pribadi dan komunikasi kelompok.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Menjelaskan dan menyebutkan pengertian dalam komunikasi organisasi!

2.      Menyebutkan apa saja unsur-unsur komunikasi organisasi!

3.      Bagaimana menyalurkan ide-ide melalui komunikasi!

4.      Apa saja hambatan-hambatan komunikasi?

5.      Menjelaskan klasifikasi komunikasi dalam organisasi!

1.3  Tujuan

1.      Mengerti dan dapat menjelaskan apa itu komunikasi organisasi.

2.      Mengetahui unsur-unsur dari komunikasi organisasi.

3.      Dapat menyalurkan ide-ide tersebut melalui komunikasi.

4.      Mengetahui apa saja hambatan di dalam komunikasi.

  

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Komunikasi

·   Pengertian komunikasi dalam organisasi

Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama.

 Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.

·   Pengertian komunikasi menurut para ahli

Dalam suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan kesalahpahaman yang mungkin saja terjadi. Berikut ini adalah beberapa definisi penjelasan komunikasi menurut beberapa ahli:

a.      Himstreet & Baty

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

b.      Theodorson & Thedorson

Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.

c.       Charles H. Cooley

Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.

2.2  Unsur-Unsur Komunikasi

Unsur-unsur ini terdiri dari :

1.   Komunikator (communicator), yaitu memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita atau orang yang memberitakan.

2.   Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.

3.   Berita-berita yang disampaikan (message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.

4.   Komunikan (communicate), yaitu orang yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang menerima berita.

5.   Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau reaksi.

Kelima unsur komunikasi tersebut (Komuniakator, Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan. Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut.

2.3  Cara Penyaluran Ide dalam Komunikasi Organisasi

·         Menyalurkan ide dalam komunikasi

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.

Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama, serta visi dan misi suatu organisasi.

·         Tahap-tahap cara menyalurkan ide dalam komunikasi organisasi

1.      IDE (gagasan) oleh sender.

2.      PERUMUSAN yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.

3.      PENYALURAN (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan, tertulis, simbol maupun isyarat, dll.

4.      TINDAKAN yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi  dilaksanakan.

5.      PENGERTIAN yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.

6.      PENERIMAAN yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).

·         Jenis-jenis dalam komunikasi organisasi

jenis-jenis komunikasi dalam organisasi terdiri dari:

Ø  Komunikasi Internal: Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

§  Dua dimensi komunikasi internal :

-Komunikasi Vertikal

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

-Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:

a)      Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja bawahan.

b)      Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.

c)      Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi, insentif.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan, terhadap bawahannya.

Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

-Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk:

a)      Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.

b)      Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.

Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.

Ø  Komunikasi Horizontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.

Fungsi komunikasi horizontal/ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis.

Ø  Komunikasi Diagonal (Cross Communication)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

Ø  Komunikasi Eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.

·         Bentuk komunikasi dalam organisasi

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1.      Bentuk Komunikasi berdasarkan:

a.       Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung tanpa menggunakan alat. Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat, misalnya kita berbicara langsung dengan orang yang berhadapan dengan kita.

b.      Komunikasi Tidak Langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2.      Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :

a.       Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar umumnya tidak dikenal. Komunikasi massa yang baik harus:

-Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio).

-Pesan disusun dengan jelas dan tidak bertele-tele.

-Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami.

-Bentuk gambar yang baik.

b.      Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.misalnya Perawat dengan pengunjung puskesmas

c.       Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka atau bisa dapat juga melalui telepon.contoh perawat dengan pasien

3.      Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan.

a. Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

b. Komunikasi timbal balik

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik.

2.4  Hambatan-Hambatan dalam Komunikasi Organisasi

·         Hambatan komunikasi

1.            Hambatan dari Proses Komunikasi

-       Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

-       Hambatan dalam penyandian symbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

-       Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

-       Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

-       Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima / mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

-       Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.            Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.            Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4.            Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari si pengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5.            Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
panca indera seseorang, dll.

·         Cara mengatasi hambatan komunikasi

1.            Gunakan umpan-balik

Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2.            Kenali si penerima berita

-    bagaimana latar belakang pendidikannya,

-    bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

-    sejauh mana minat dan perasaanya

3.            Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan

2.5  Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1.      Dari segi sifatnya :

a)      Komunikasi Lisan, komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara. Contoh: presentasi

b)      Komunukasi Tertulis, komunikasi melalui tulisan. Contoh: email

c)      Komunikasi Verbal, komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan. Contoh: curhat

d)     Komunikasi Non Verbal, komunikasi yang tidak dibicarakan (tersirat). Contoh: seseorang yang nerves (gemetar).

2.      Dari segi arahnya :

a)      Komunikasi Ke atas, komunikasi dari bawahan ke atasan

b)      Komunikasi Ke bawah, komunikasi dari atasan ke bawahan

c)      Komunikasi Horizontal, komunikasi ke sesama manusia / setingkat

d)     Komunikasi Satu Arah, pemberitahuan gempa melalui BMKG (tanpa ada timbal balik)

e)      Komunikasi Dua Arah, berbicara dengan adanya timbal balik / saling berkomunikasi

3.      Menurut Lawannya :

a)      Komunikasi Satu Lawan Satu, berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.Contoh : berbicara melalui telepon

b)      Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok), berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok.Contoh : kelompok satpam menginterogasi maling

c)      Kelompok Lawan Kelompok , berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.contoh: debat partai politik

4.      Menurut Keresmiannya :

a)      Komunikasi Formal, komunikasi yang berlangsung resmi.Contoh: rapat pemegang saham

b)      Komunikasi Informal, komunikasi yang tidak resmi. contoh : berbicara dengan teman 

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Komunikasi dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau berita ke beberapa orang. Dikarenakan komunikasi melibatkan seorang pengirim dan menerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan balik untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima. Komunikasi sangat penting dalam kehidupan manusia karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam berkomunikasi. Dalam proses komunikasi kita juga harus ingat bahwa terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.

Tujuan komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi, yaitu verbal dan non verbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi non verbal atau bahasa (gerak) tubuh. Komunikasi dua arah terjadi bila pengiriman pesan dilakukan dan mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam berkomunikasi pasti dapat merasakan timbal balik antara pemberi informasi serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yg mutualisme antara keduanya

3.2  Saran

Komunikasi merupakan alat terpenting dalam berorganisasi, Karena tanpa adanya komunikasi, organisasi tidak akan berjalan dengan maksimal. Jadi disarankan dalam sebuah organisasi harus dibarengi dengan komunikasi yang baik agar tercapai sebuah organisasi yang baik.